Introduction
Si vous êtes payé pour résoudre des problèmes en temps réel, par exemple dans un centre d’appel, ce qui suit ne vous concernera pas vraiment.
Mais si votre travail nécessite au moins vingt minutes de concentration ininterrompue pour produire quelque chose de valable, vous êtes exactement au bon endroit.
En moyenne, un salarié consulte sa boîte mail toutes les quinze minutes. C’est énorme.
Cela signifie que le rythme de la journée n’est plus dicté par vos priorités, mais par celles des autres.
Or, comme on l’a vu avec la communication asynchrone, c’est toujours à vous de décider quand vous recevez et traitez une information, pas l’inverse.
Vos e-mails ne sont pas urgents par défaut
Quand vous envoyez un e-mail, vous acceptez implicitement que la réponse puisse arriver dans trois ou quatre heures.
Très bien. Le corollaire est simple.
Vous pouvez donc consulter vos e-mails trois fois par jour sans vexer personne.
Et surtout, sans vous faire interrompre en permanence.
Les e-mails sont comme des chaussettes
Vous ne lancez pas une machine à laver dès que vous mettez une paire de chaussettes dans le bac.
Vous attendez d’en avoir plusieurs, puis vous les traitez d’un coup.
Les e-mails fonctionnent exactement de la même manière.
Ils doivent être traités par lots, pas au compte-gouttes.
Si vous avez suivi les conseils précédents, notamment sur la suppression des notifications, vous ne recevez déjà plus d’alertes à chaque nouvel e-mail.
Si ce n’est pas encore fait, c’est le moment.
Personne ne s’est jamais réveillé un matin en se disant :
« Mince, ça fait deux mois que je n’ai pas regardé mes mails, j’en ai 8000 non lus. »
Fermez votre boîte mail
Même sans notifications, la plupart des gens laissent leur boîte mail ouverte en permanence.
Résultat, ils y jettent un œil plusieurs fois par heure, par réflexe, pour tuer le temps ou fuir une réunion ennuyeuse.
La règle est simple.
Fermez votre messagerie.
Ouvrez-la uniquement quand vous l’avez décidé.
Par exemple :
- une fois le matin,
- une fois après le déjeuner,
- une fois en fin de journée.
Pas plus.
Ce simple changement protège vos plages de concentration profonde, indispensables pour atteindre l’état de flow.
Supprimer la tentation
Même avec la meilleure discipline, la tentation reste forte.
C’est pour cela que certaines extensions permettent de masquer la boîte de réception et d’écrire des e-mails sans voir les nouveaux messages arriver.
Par exemple : Inbox When Ready (Gmail).
Le seul moyen de lire les e-mails entrants devient alors un clic volontaire.
Vous reprenez le contrôle.
C’est exactement la même logique que celle expliquée dans le pot de Nutella : ajouter de la friction entre vous et la distraction.
N’ouvrez vos e-mails que si vous pouvez les traiter
Ne consultez jamais votre messagerie :
- en réunion,
- pendant une pause café,
- sur votre téléphone entre deux tâches.
Ouvrez-la uniquement lorsque vous avez le temps et l’énergie mentale pour traiter correctement ce que vous allez lire.
Si trois consultations par jour vous semblent trop radicales, commencez par six.
Puis cinq.
Puis quatre.
Vous serez peut-être un peu moins réactif, mais beaucoup plus efficace.
Zéro e-mail pro hors du travail
En dehors des horaires de travail, l’objectif est simple : zéro.
Lire un e-mail professionnel le soir ou le week-end sans pouvoir y répondre active immédiatement l’effet Zeigarnik.
Vous créez une tâche inachevée dans votre tête, qui va tourner en arrière-plan et générer du stress inutile.
Autrement dit, vous gâchez votre repos sans faire avancer quoi que ce soit.
Laissez les autres lire leurs e-mails le dimanche.
Lisez les vôtres le lundi matin.
Et surtout, n’imposez pas aux autres ce que vous ne voulez pas subir.
Si une idée vous vient le week-end, laissez l’e-mail en brouillon ou programmez son envoi pour le lundi matin.
Ce que dit la recherche
Des chercheurs de l’Université de Colombie-Britannique ont comparé deux groupes.
Les deux recevaient et envoyaient le même nombre d’e-mails.
La seule différence était le nombre de consultations quotidiennes.
Le groupe qui consultait ses e-mails seulement trois fois par jour :
- passait environ 20 % de temps en moins sur sa messagerie,
- déclarait un niveau de stress significativement plus bas,
- atteignait des niveaux de détente comparables à des techniques comme la méditation ou les exercices de respiration.
Moins de consultations, même volume de travail, moins de stress, plus d’efficacité.
Aller plus loin
Si vous voulez recevoir chaque jour un email court pour vous aider à reprendre le contrôle sur votre temps, protéger votre concentration et travailler sans vous épuiser, laissez simplement votre adresse ci-dessous.
Un email par jour.
Pas plus.
Juste ce qu’il faut.