Introduction
Aujourd’hui, quasiment tout le monde sait envoyer un email.
Même mes neveux de 12 ans m’envoient des vidéos de pingouins qui glissent sur la banquise.
Pourtant, au fil des conférences, on s’est rendu compte d’une chose surprenante.
Beaucoup de personnes utilisent leur boîte mail toute la journée, sans maîtriser certains principes de base qui changent pourtant radicalement l’expérience.
Écrire, envoyer ou transférer un mail, tout le monde sait faire.
Mais utiliser sa messagerie sans qu’elle devienne un générateur de stress et d’interruptions permanentes, c’est une autre histoire.
Et comme on l’a vu dans comment gérer 300 e-mails par jour, la manière dont vous utilisez votre boîte mail a un impact direct sur votre concentration et votre charge mentale.
Rendez votre boîte mail agréable
Vous consultez votre boîte mail tous les jours.
Autant en faire un endroit agréable.
Prenez cinq minutes pour :
- choisir un thème ou un fond d’écran qui vous plaît,
- régler l’affichage en mode compact ou aéré selon vos préférences,
- nettoyer ce qui parasite visuellement votre interface.
Comme pour le bureau de votre ordinateur, un environnement agréable réduit la friction mentale et rend la consultation moins pénible.
Activez le mode conversation
Activez le mode conversation dans Gmail ou Outlook.
Il permet de regrouper tous les échanges ayant le même objet dans un seul fil.
Résultat :
- une discussion de 10 emails n’occupe plus que une ligne dans votre boîte de réception,
- vous gardez le contexte complet sous les yeux,
- votre messagerie est visuellement beaucoup plus claire.
C’est un gain d’espace, mais surtout un gain cognitif.
Envoyer, c’est archiver
Activez l’option « Envoyer et archiver » par défaut.
Chaque fois que vous répondez à un email, la conversation disparaît automatiquement de votre boîte de réception.
Votre inbox reste réservée aux messages qui nécessitent encore une action.
Ce principe est fondamental pour préparer le terrain de l’Inbox Zero, que nous verrons plus loin.
Dans la même logique, activez « Répondre à tous » par défaut.
Dans la majorité des cas, vous répondez à tout le monde, et cela évite les oublis embarrassants.
Séparez pro et perso
Si vous avez des emails professionnels et personnels, ne les mélangez pas.
Deux boîtes distinctes, c’est volontairement moins pratique, et c’est exactement le but.
- Au travail, vous évitez d’être distrait par des emails personnels.
- Le soir ou le week-end, vous ne tombez pas par hasard sur une demande urgente d’un collègue.
Certains utilisent deux navigateurs, d’autres deux outils différents.
Peu importe la méthode, tant que la frontière est claire.
Créez des boîtes ou adresses dédiées
Essayez aussi d’isoler :
- les emails promotionnels,
- les notifications automatiques,
- les newsletters de veille.
Gmail propose par exemple les onglets, mais aussi une fonctionnalité très pratique : les alias.
Vous pouvez ajouter un + à votre adresse Gmail pour créer des variantes qui arrivent dans la même boîte.
Par exemple prenom.nom+promo@gmail.com.
Cela permet ensuite de créer des filtres automatiques pour trier, archiver ou classer ces emails sans effort.
Laissez votre ordinateur travailler pour vous
Chaque email contient déjà énormément d’informations exploitables : expéditeur, sujet, mots-clés, destinataires.
Utilisez-les pour créer des filtres.
Quelques exemples simples :
- appliquer un label visible aux emails provenant de votre boss ou de clients clés,
- répondre automatiquement à certaines demandes récurrentes,
- archiver automatiquement des emails purement informatifs.
Plus vous automatisez, moins vous sollicitez votre attention.
Moins de dossiers, plus de recherche
Évitez de multiplier les sous-dossiers pour ranger manuellement chaque email.
C’est chronophage et inutile.
Avec la recherche avancée des messageries modernes, il est souvent plus rapide de retrouver un email via un mot-clé, un expéditeur ou une date.
Un bon compromis consiste à utiliser quelques labels simples pour les emails importants, et laisser le moteur de recherche faire le reste.
La boîte mail comme soutien, pas comme parasite
Bien utilisée, la boîte mail devient un outil de travail efficace.
Mal utilisée, elle devient l’un des plus grands ennemis de la concentration, au même titre que les messageries instantanées.
Commencez par appliquer ces principes simples avant de chercher des systèmes complexes.
Ils suffisent largement à faire une énorme différence.
Aller plus loin
Si vous voulez recevoir chaque jour un email court pour vous aider à mieux gérer vos emails, protéger votre attention et travailler sans subir les interruptions, laissez simplement votre adresse ci-dessous.
Un email par jour.
Pas plus.
Juste ce qu’il faut.