Introduction
La vidéo que vous êtes en train de regarder est déjà un très bon exemple de communication asynchrone.
Vous la regardez au moment que vous avez choisi. Peut-être le matin, dans un créneau que vous avez protégé dans votre agenda, peut-être entre deux réunions, ou à un moment où votre attention était disponible.
De notre côté, nous l’avons tournée en même temps que toutes les autres. Personne n’a interrompu personne. Chacun a choisi son moment.
C’est exactement ça, la communication asynchrone.
Si vous voulez enregistrer des vidéos courtes pour expliquer un sujet, vous pouvez utiliser Loom (et suivre ce tutoriel), ou tester Jumpshare et Zight.
Communication asynchrone vs communication synchrone
La communication asynchrone permet aux personnes de ne pas se répondre immédiatement.
C’est le cas des emails, des commentaires sur des documents, des messages vocaux, ou même de certaines vidéos enregistrées. Vous recevez l’information, et vous décidez quand vous y répondez.
À l’inverse, la communication synchrone repose sur l’échange en temps réel. La conversation en face à face, le téléphone, et surtout les messageries instantanées.
Même si, techniquement, vous pourriez répondre plus tard à un message de chat, il existe une règle implicite très forte. Si quelqu’un vous écrit sur un tchat, il attend une réponse rapide. Et si vous recevez un message, vous vous sentez obligé de répondre tout de suite.
C’est précisément ce mécanisme qui fait des messageries instantanées un énorme facteur d’interruptions, comme on l’a vu dans les messageries instantanées, amies ou ennemies.
Pourquoi la communication synchrone est l’ennemie de la concentration
Chaque sollicitation synchrone vous interrompt.
Elle casse votre organisation, elle brise votre concentration, et elle vous sort parfois d’une tâche complexe que vous étiez en train d’exécuter en continu, ce qui va directement à l’encontre de la loi de Carlson.
Cela ne veut pas dire qu’il faut bannir totalement le téléphone ou le chat, mais simplement apprendre à les utiliser avec discernement.
Les trois cas où le synchrone est justifié
Il existe selon nous seulement trois situations où une communication synchrone est vraiment pertinente.
La première, quand le sujet est trop complexe pour être traité par écrit. Si vous échangez plus de trois emails sur un même sujet, c’est souvent le signe qu’un échange oral serait plus efficace. Dans ce cas, programmer un appel est toujours préférable à un appel improvisé.
La deuxième, quand il faut transmettre une émotion. Féliciter quelqu’un, annoncer une décision sensible, ou gérer un moment délicat passe souvent mieux par la voix que par un message écrit.
La troisième, ce sont les vraies urgences. Les incidents critiques, les blocages majeurs, les situations où attendre n’est pas une option.
En dehors de ces cas-là, le synchrone est rarement la meilleure solution.
Décrocher ou non, reprendre le pouvoir
Quand votre téléphone sonne ou qu’un appel arrive, ce n’est pas une obligation morale de répondre.
Dans la majorité des cas, si quelqu’un vous appelle sans prévenir, c’est parce que c’est plus pratique pour lui, pas forcément pour vous.
Si vous êtes concentré, décrocher vous rend service à l’autre, mais vous coûte à vous. Votre attention, votre temps, votre énergie.
Vous pouvez donc décider consciemment de ne pas répondre, surtout si l’appel n’était pas prévu. C’est exactement la même logique que celle expliquée dans créer sa bulle de concentration.
Inciter les autres à communiquer de manière asynchrone
Une stratégie simple consiste à adapter votre message de répondeur.
Par exemple, expliquer que vous ne répondez pas toujours aux appels, que vous n’écoutez pas systématiquement les messages vocaux, mais que vous répondez rapidement aux messages écrits.
Cela présente deux avantages majeurs.
D’abord, si vous devez décliner une demande, c’est souvent plus simple par écrit que par téléphone, car la pression émotionnelle est moindre.
Ensuite, si un appel est vraiment nécessaire, vous recevez le contexte à l’avance. Vous pouvez préparer votre réponse et éviter de dire oui trop vite, puis de le regretter.
Les forces de la communication asynchrone
La communication asynchrone permet généralement des réponses plus réfléchies et plus structurées.
Un email bien écrit est souvent plus clair qu’une conversation improvisée. Un commentaire sur un document laisse une trace. Une décision écrite peut être relue plusieurs mois plus tard.
C’est aussi ce qui permet de réduire le volume d’interruptions, en complément de stratégies comme supprimer les notifications ou résister aux tentations.
Enfin, l’écrit facilite le partage d’information. Un échange peut être transmis, documenté, et servir de référence.
Choisir consciemment, plutôt que subir
Le principe fondamental est simple.
Si vous acceptez une communication synchrone, cela doit toujours être un choix conscient, jamais un automatisme.
Sinon, vous risquez de passer vos journées à répondre aux sollicitations des autres, au détriment de vos propres priorités.
Et à la fin, vous aurez travaillé toute la journée, sans avoir vraiment avancé sur ce qui compte.
Aller plus loin
Si vous voulez recevoir chaque jour un email court pour vous aider à mieux protéger votre concentration, choisir les bons moments pour répondre et avancer sans vous disperser, laissez simplement votre adresse ci-dessous.
Un email par jour.
Pas plus.
Juste ce qu’il faut.