Introduction
Les réunions sont un paradoxe. Tout le monde les déteste, et pourtant tout le monde y passe ses journées. Si elles occupent autant de place dans nos agendas, ce n’est pas parce qu’elles sont toutes indispensables, mais parce qu’elles sont souvent mal conçues.
La première étape consiste évidemment à réduire le nombre de réunions. Sur ce point, les critères sont simples. Si vous étiez malade, est-ce que la réunion aurait quand même lieu ? Si la réponse est oui, elle est sans doute nécessaire. Sinon, elle peut probablement être remplacée par un message écrit ou un compte-rendu.
Mais une fois que les réunions inutiles ont été éliminées, il reste une question essentielle, comment rendre les réunions restantes réellement efficaces.
Première règle, zéro retard.
Une réunion prévue à 9h qui démarre à 9h15 n’a pas perdu quinze minutes, elle a fait perdre quinze minutes à tous les participants. Dans une réunion à six personnes, cela représente déjà 90 minutes de travail perdues à l’échelle de l’équipe.
La seule solution efficace consiste à commencer à l’heure pile, quoi qu’il arrive. Si vous organisez la réunion, arrivez en avance pour gérer les problèmes techniques éventuels. Il vaut mieux qu’une seule personne investisse quelques minutes de préparation plutôt que de faire perdre du temps à tout le monde.
Commencer à l’heure est aussi un signal culturel fort. Cela montre que le temps collectif est précieux et qu’il doit être respecté.
Deuxième règle, un seul écran, celui de la personne qui anime la réunion ou qui prend les notes.
Les réunions sont l’ennemi naturel de la concentration. Dès qu’un ordinateur ou un téléphone est posé sur la table, le multitâche s’installe. Or, comme l’explique la loi de Carlson, il est toujours plus long de faire deux choses en parallèle que de les faire successivement.
Traiter ses emails pendant une réunion donne l’illusion d’être productif, mais en réalité, cela dégrade la qualité de l’attention et ralentit tout le monde. C’est aussi une question de respect, une réunion implique d’être pleinement présent avec les autres.
En tant qu’organisateur, c’est à vous d’imposer ce cadre. Certains vont jusqu’à demander de déposer les téléphones au centre de la table ou de fermer systématiquement les ordinateurs. Cela peut sembler radical, mais les effets sont immédiats.
Troisième règle, celle des 2 pizzas.
Popularisée chez Amazon, cette règle est simple, il ne faut jamais organiser une réunion où il faudrait commander plus de deux pizzas pour nourrir tous les participants. Concrètement, cela signifie six personnes maximum.
Au-delà de ce seuil, la dynamique de groupe se dégrade. Certains parlent trop, d’autres plus du tout, et la prise de décision ralentit fortement. Les personnes qui ne sont pas indispensables à la discussion peuvent être informées a posteriori via un email de synthèse.
Limiter le nombre de participants est l’un des leviers les plus puissants pour améliorer l’efficacité collective.
Quatrième règle, 30 minutes maximum.
Les réunions sont particulièrement soumises à la loi de Parkinson, un travail tend toujours à occuper tout le temps qui lui est alloué. Une réunion prévue pour deux heures durera deux heures, même si les décisions auraient pu être prises en trente minutes.
Plus une réunion est courte, plus il est facile de maintenir un haut niveau d’attention. Mieux vaut une demi-heure de concentration réelle qu’une heure où tout le monde décroche progressivement.
Certains sujets sont cependant plus sensibles à ce phénomène, notamment les brainstormings. Les discussions créatives peuvent facilement devenir interminables. Dans ce cas, il est préférable de traiter d’abord les sujets cadrés et de garder les sujets ouverts pour la fin.
Structurer pour éviter les dérives
Au-delà de ces règles, certaines bonnes pratiques sont évidentes mais trop souvent oubliées.
Une réunion efficace commence toujours par un ordre du jour clair, envoyé à l’avance et rappelé en début de séance. Sans cadre explicite, la discussion dérive presque systématiquement.
Pendant la réunion, le rôle de l’organisateur est de recadrer les digressions. Si un sujet intéressant mais hors périmètre apparaît, il peut être noté sur un support visible pour être traité plus tard, sans interrompre le déroulé principal.
Enfin, une réunion doit toujours se terminer par des décisions claires, des prochaines étapes définies et des délais précis. Inutile d’envoyer un compte-rendu interminable, quelques points structurés suffisent largement.
Ces principes rejoignent ceux de la communication explicite, mieux formuler dès le départ permet d’éviter de nombreux échanges inutiles ensuite.
Planifier la suite immédiatement
Un dernier point mérite d’être souligné. À la fin d’une réunion, il arrive souvent que la date de la prochaine soit remise à plus tard. C’est une erreur classique liée au biais du temps présent, on accorde moins de valeur aux contraintes futures qu’à celles du moment.
Pourtant, fixer la prochaine date immédiatement, quand tout le monde est présent et a accès à son agenda, prend beaucoup moins de temps que d’y revenir plus tard par email.
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