Et si vous deviez refaire cette tâche dans six mois ?
Vous avez appris à prioriser, à éviter la procrastination et même à prendre une minute de réflexion avant d’agir.
Avec tout ça, vous avancez probablement de manière efficace.
Mais posez-vous une question simple :
et si vous deviez refaire exactement la même tâche dans six mois… ou dans deux ans ?
C’est là que beaucoup de temps se perd.
Le problème des tâches qu’on répète
On a tous des tâches qu’on refait régulièrement :
- lancer un recrutement
- faire des notes de frais
- établir une facture
- passer une commande fournisseur
- déclarer ses impôts
Le souci, c’est que lorsqu’il s’écoule plusieurs semaines entre deux occurrences, on oublie :
- où se trouve le bon fichier
- à qui envoyer tel email
- dans quel ordre faire les choses
- quels pièges éviter
Résultat : on se re-creuse la tête, on redemande de l’aide, on fait parfois des erreurs.
On perd du temps, et on en fait perdre aux autres.
La solution : votre vadémécum
Pour éviter ça, il existe une méthode très simple et très ancienne : le vadémécum.
Non, pas le dentifrice.
Un vadémécum, c’est un aide-mémoire, un document qui décrit pas à pas comment réaliser un processus répétitif.
Ce genre de document existe depuis des siècles :
- chez les médecins
- chez les ingénieurs
- chez les forestiers
- dans le cinéma
- dans l’événementiel
Et pourtant, on n’en crée presque jamais pour notre propre travail.
À quoi ressemble un bon vadémécum ?
Un vadémécum, c’est simplement une liste d’instructions claires, étape par étape.
Exemple : accueillir une nouvelle personne dans votre équipe.
Votre vadémécum pourrait inclure :
- envoyer un email de bienvenue avec les infos pratiques
- commander l’ordinateur
- créer l’adresse email
- ouvrir l’accès aux outils internes
- organiser un pot d’accueil
- déclarer la personne aux organismes concernés
- prévoir les rencontres avec les équipes
- offrir le livre La 25e Heure (option fortement recommandée)
L’idée est simple : si ce n’est pas écrit, vous oublierez forcément quelque chose.
Et détail important : faites-en un document agréable à lire.
Plus il est clair et bien présenté, plus vous aurez envie de l’utiliser.
Pas seulement pour le boulot
Les vadémécums sont aussi très utiles dans la vie perso.
Quelques exemples :
- déclarer ses impôts
- préparer sa valise
- organiser un déménagement
- préparer un long voyage
Pour la valise, par exemple, vous pouvez même avoir plusieurs versions :
- un vadémécum “hiver”
- un vadémécum “été”
Même type de voyage, mêmes besoins, mêmes oublis évités.
Le vrai bonus : l’amélioration continue
Le premier avantage du vadémécum, c’est évident : vous gagnez du temps.
Mais le deuxième est encore plus intéressant :
vous entrez dans une logique d’amélioration incrémentale.
À chaque fois que vous refaites une tâche, vous pouvez :
- améliorer une formulation
- ajouter un document
- supprimer une étape inutile
- optimiser l’ordre des actions
C’est pour ça que beaucoup de vadémécums professionnels en sont à leur 15e ou 20e édition.
Des vadémécums collaboratifs
Si certains processus concernent plusieurs personnes, vous pouvez aller encore plus loin.
Rendez vos vadémécums collaboratifs, façon wiki :
- chacun peut proposer des améliorations
- les bonnes idées se diffusent
- tout le monde gagne en efficacité
C’est exactement ce que font beaucoup d’entreprises avec leurs wikis internes.
Et au fond, on pourrait dire que La 25e Heure elle-même est une sorte de vadémécum de la productivité : un document enrichi par des centaines de retours, d’expériences et d’itérations.
Écrire pour gagner du temps plus tard
Créer un vadémécum demande un petit effort au départ.
Mais comme pour le timeboxing ou la minute papillon, c’est un investissement.
Un effort aujourd’hui.
Des heures économisées demain.
Un email par jour.
Juste ce qu’il faut pour mieux travailler.