Introduction
Même avec une bonne organisation et des objectifs clairs, la réalité de nos journées est souvent plus chaotique.
On reçoit des demandes de partout.
On a des idées en permanence.
On a aussi des obligations personnelles qu’il ne faut surtout pas oublier.
Le risque, c’est de ne plus savoir où stocker tout ça, et de laisser ces pensées s’accumuler dans une sorte de nuage noir mental.
Et il n’y a rien de pire pour la concentration, le stress et le sommeil.
Le nuage noir et l’effet Zeigarnik
Pour comprendre ce nuage noir, il faut parler de l’effet Zeigarnik.
Bluma Zeigarnik était une psychologue russe du début du XXe siècle.
Elle a observé que les serveurs se souvenaient très bien des commandes en cours… mais oubliaient vite celles déjà servies.
Conclusion : une tâche non terminée prend beaucoup plus de place dans notre cerveau qu’une tâche terminée.
Et on le vit tous au quotidien.
Chaque tâche non notée reste ouverte dans notre tête, consomme de l’énergie mentale et nous empêche de nous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Notre cerveau n’est pas fait pour stocker.
Il est fait pour réfléchir.
Pourquoi tout garder en tête est une mauvaise idée
Quand trop de tâches restent en suspens dans notre esprit :
- on stresse inutilement
- on perd en concentration
- on oublie des choses importantes
- on rumine, parfois même la nuit
Notre cerveau fonctionne un peu comme la mémoire vive d’un ordinateur.
Quand elle est saturée, tout ralentit.
C’est pour ça que vouloir “se souvenir de tout” est une très mauvaise stratégie de productivité.
La solution : noter tout, sans trier
Pour chasser ce nuage noir, la règle est simple : toute nouvelle tâche ou idée doit être notée immédiatement.
Sans réfléchir.
Sans trier.
Sans prioriser.
Cette idée vient notamment de David Allen et de sa méthode GTD (Getting Things Done).
Son principe central est clair : le cerveau sert à générer des idées, pas à les conserver.
Le tri viendra plus tard, quand on sera au calme, par exemple au moment de prioriser vos tâches.
Sur quel support noter vos tâches
Peu importe le support, tant qu’il est ultra accessible.
Trois options possibles :
- le papier (carnet, feuille, post-it)
- le smartphone
- l’ordinateur
La seule vraie règle, c’est la rapidité d’accès.
Plus c’est rapide, plus vous noterez de choses, moins vous en garderez dans votre tête.
Certains utilisent plusieurs supports, puis regroupent tout une fois par jour sur leur to-do list principale.
D’autres notent directement tout au même endroit.
Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode.
Il y a juste une règle : ne rien laisser passer à travers le filet.
Bien formuler vos tâches dès le départ
Noter une tâche, ce n’est pas juste écrire quelques mots vagues.
Exemple :
écrire “congés août”, c’est mieux que rien… mais insuffisant.
Quelques jours plus tard, le contexte est perdu.
La bonne version serait par exemple : “poser congés du 3 au 25 août”.
Plus vous êtes précis au moment où vous notez la tâche, plus vous vous facilitez la vie quand vous la traiterez plus tard.
Les tâches en attente de réponse
Il existe une dernière catégorie de pensées très envahissante :
les choses que vous attendez des autres.
Un devis.
Un retour.
Une validation.
Si vous ne les notez pas, elles restent dans votre tête en boucle.
Une solution simple consiste à créer une catégorie “à relancer” dans votre to-do list, pour vous assurer que rien ne tombe dans l’oubli.
Plus tard, vous pourrez automatiser ces relances, mais l’essentiel est déjà de les sortir de votre cerveau.
Et après ?
Noter toutes vos tâches, c’est la première étape.
Mais ce n’est pas suffisant.
Il faut ensuite :
- trier ce qui est important ou non
- mettre de côté ce qui peut attendre
- prioriser intelligemment
- passer à l’action
C’est exactement ce qu’on va faire avec la maybe list, puis avec les techniques de priorisation et d’exécution.
Conclusion
Si vous voulez être plus serein et plus concentré, commencez par là : notez tout, tout de suite.
Chaque tâche notée est une pensée en moins.
Chaque pensée en moins, c’est de l’énergie mentale retrouvée.
Chasser le nuage noir, c’est poser les bases solides de toute bonne organisation du travail.
Aller plus loin
Dans la prochaine étape, on va voir comment trier intelligemment toutes ces tâches grâce à la maybe list, pour éviter de surcharger votre agenda avec des choses intéressantes… mais non essentielles.
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