Le principe DRY, ou pourquoi se répéter est une erreur
Il existe un principe fondamental en programmation informatique qu’on aime beaucoup, le principe DRY, pour Do Not Repeat Yourself, ou en français : ne vous répétez jamais.
Ce concept a été formalisé en 1999 par deux experts du développement logiciel.
L’idée est simple : lorsqu’un développeur se répète, il perd du temps et augmente le risque d’erreur.
Par exemple, sur un site web, si tous les boutons doivent être roses, le développeur définit un seul modèle de bouton rose.
Chaque nouveau bouton utilise ce modèle, au lieu d’être recréé à la main.
Résultat, moins d’erreurs, et surtout beaucoup plus de rapidité.
Appliquer le principe DRY à son travail
Puisque vous travaillez majoritairement sur un ordinateur, vous pouvez appliquer exactement la même logique.
Dès que vous remarquez que vous effectuez la même action encore et encore, il faut vous poser une question simple :
est-ce que cette action peut être automatisée ?
Automatiser le remplissage des formulaires et les mots de passe
Le premier domaine évident d’automatisation concerne les formulaires, et en particulier les mots de passe.
Tout le monde a vécu cette situation.
Vous voulez vous connecter à un site, vous avez oublié votre mot de passe, vous cliquez sur “mot de passe oublié”, puis vous perdez cinq minutes à suivre une procédure pénible.
Les gestionnaires de mots de passe règlent ce problème une bonne fois pour toutes.
Deux options souvent citées : Dashlane ou 1Password.
Ils ont plusieurs avantages majeurs.
D’abord, vous n’avez plus jamais besoin de mémoriser vos mots de passe.
Vous ne retenez qu’un seul mot de passe principal, et l’outil s’occupe du reste.
Ensuite, c’est beaucoup plus sécurisé.
Chaque site peut avoir un mot de passe unique et complexe, au lieu d’un mot de passe générique décliné en plusieurs variantes.
Enfin, ces outils remplissent automatiquement les formulaires.
Nom, prénom, adresse, email, numéro de téléphone, date de naissance, carte bancaire, tout est pré-rempli pour vous.
Et bien sûr, ces outils fonctionnent aussi sur smartphone.
Automatiser les processus répétitifs en entreprise
Au-delà des formulaires, de nombreux processus suivent une logique très simple :
si la condition A est vraie, alors il faut faire B.
Par exemple, si vous recevez chaque mois une facture par email, que vous devez accuser réception et la ranger dans un dossier précis, votre ordinateur peut faire tout cela à votre place.
Il existe aujourd’hui des outils capables de se connecter à vos applications, Gmail, Outlook, Google Sheets, Dropbox, ou encore Instagram, et d’exécuter automatiquement des actions à votre place.
Pour ce type d’automatisation, un outil très utilisé est Make.
Concrètement, vous pouvez imaginer des automatisations comme :
ajouter automatiquement une tâche à votre to-do list quand on vous assigne une mission,
envoyer un email de remerciement quand quelqu’un remplit un formulaire,
bloquer automatiquement des créneaux dans votre agenda autour d’un déplacement professionnel,
ou encore recevoir un rappel automatique pour souhaiter un anniversaire.
Ces automatisations demandent un peu de temps à mettre en place, mais le retour sur investissement est énorme.
Planifier des rendez-vous sans échanges inutiles
Un autre domaine où l’automatisation fait gagner énormément de temps concerne la prise de rendez-vous.
Sans outil dédié, cela donne souvent lieu à de longues chaînes d’emails pour trouver un créneau commun.
Ces échanges peuvent être remplacés par un seul lien.
Votre interlocuteur voit vos disponibilités, choisit un créneau, et reçoit automatiquement une invitation avec un lien de visioconférence.
Un outil simple pour ça : Calendly.
Tout se fait sans action supplémentaire de votre part.
Ces outils permettent aussi d’annuler ou de reprogrammer facilement un rendez-vous, et même d’exiger un ordre du jour avant validation.
Si vous planifiez en moyenne trois réunions par jour et que chaque prise de rendez-vous vous fait perdre cinq minutes, vous économisez quinze minutes quotidiennes.
Le text expander, l’automatisation ultime
Le dernier outil d’automatisation mérite une attention particulière : le text expander.
Il permet de transformer de courts raccourcis clavier en textes complets, emails, phrases ou paragraphes que vous écrivez régulièrement.
C’est un outil extrêmement puissant pour éviter de réécrire sans cesse les mêmes contenus.
On y revient en détail dans la page dédiée text-expander-gagner-du-temps.
Identifier ce qui mérite d’être automatisé
Le plus important n’est pas l’outil, mais la démarche.
Repérez les tâches que vous faites souvent, qui vous prennent peu de réflexion mais beaucoup de temps.
Ce sont les meilleures candidates à l’automatisation.
Investir quelques heures pour automatiser une tâche peut vous faire gagner des dizaines d’heures sur le long terme.
Aller plus loin
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