Introduction
Si tout va bien, à ce stade vous avez :
- noté toutes vos tâches dans une to-do list,
- appliqué la règle des deux minutes,
- déplacé les tâches non prioritaires dans une maybe list.
Il reste maintenant une question essentielle :
par quoi commencer ?
Pour prioriser ce qu’il reste, il existe une technique extrêmement efficace :
commencer par les tâches passives.
Comprendre les tâches passives avec un exemple simple
Imaginez que vous devez préparer des pâtes carbonara.
Si vous commencez par couper les lardons, puis préparer la sauce, puis seulement après faire bouillir l’eau, tout va s’enchaîner de manière linéaire. Résultat : vous perdez du temps.
La bonne approche consiste à commencer par faire bouillir l’eau.
Une fois lancée, cette tâche avance toute seule. Pendant ce temps, vous pouvez couper le porc, préparer la sauce, râper le fromage.
Même travail, moitié moins de temps.
C’est exactement ça, l’effet boomerang.
Qu’est-ce qu’une tâche passive
Une tâche passive est une tâche qui demande une action de départ, puis qui se déroule toute seule pendant que vous faites autre chose.
Comme un boomerang : vous la lancez, elle revient plus tard.
Dans l’exemple des pâtes, faire bouillir l’eau et cuire les pâtes sont des tâches passives. Une fois lancées, elles n’exigent plus votre attention immédiate.
Pourquoi il faut toujours les lancer en premier
Si vous faites les tâches passives après les tâches actives, tout vous prendra plus de temps.
Exemple :
- donner votre vélo à réparer (tâche passive),
- faire les courses (tâche active).
Si vous faites les courses puis la réparation, vous mettez 40 minutes.
Si vous donnez le vélo à réparer puis faites les courses pendant la réparation, vous mettez 20 minutes.
Même logique, moins de temps.
L’ordonnancement : une compétence clé
En cuisine, cette logique s’appelle l’ordonnancement.
C’est tellement important que les élèves en CAP cuisine doivent écrire à l’avance l’enchaînement des tâches avant même de commencer à cuisiner.
Dans les projets complexes, comme la construction d’un bâtiment, on parle de chemin critique : les tâches longues et obligatoires qu’il faut lancer au plus tôt pour ne pas retarder tout le projet.
À votre échelle, dans votre to-do list, c’est exactement la même chose.
Les deux grandes catégories de tâches passives
1. Les tâches déléguées
Toutes les tâches déléguées sont des tâches passives.
Briefer un graphiste, confier un dossier à quelqu’un, lancer un recrutement. Une fois la demande envoyée, la tâche avance sans vous.
C’est pour ça que déléguer tôt est essentiel, comme on l’explique dans déléguer, déléguer, déléguer.
2. Les tâches à délai
Ce sont les tâches qui mettent du temps à se réaliser après leur lancement.
Par exemple :
- une démarche administrative,
- un dépôt de marque,
- un téléchargement lourd,
- un préchauffage de four.
Dès que vous hésitez entre une tâche passive et une tâche active, commencez par la passive.
Lutter contre le réflexe naturel
Le problème, c’est que notre cerveau préfère rester dans sa zone de confort.
Les tâches actives sont souvent plus rassurantes. Les tâches passives demandent d’anticiper, de dépendre des autres, de sortir du mode automatique.
Donc oui, pour appliquer cette méthode, il faudra parfois vous forcer un peu.
Et la matrice d’Eisenhower dans tout ça
Vous avez peut-être déjà entendu parler de la matrice d’Eisenhower.
Urgent vs important, faire, planifier, déléguer, supprimer. L’idée est intéressante, mais dans la réalité :
- les notions d’urgence et d’importance sont très subjectives,
- le système est rigide,
- peu de gens arrivent à l’utiliser durablement.
C’est pour ça qu’on vous recommande une approche plus concrète :
commencer par les tâches passives.
Conclusion
Pour prioriser efficacement votre to-do list :
- identifie les tâches passives,
- lance-les en premier,
- laissez-les avancer pendant que vous travaillez sur le reste.
C’est simple, logique, et redoutablement efficace.
Et surtout, ça vous permet de gagner du temps sans travailler plus.
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