Introduction
Dans la vraie vie, la manière la plus efficace de retrouver quelque chose, c’est d’aller le chercher là où sont rangés les objets qui lui ressemblent. Si vous cherchez un livre, vous allez naturellement regarder dans votre bibliothèque.
Ce réflexe est tellement ancré qu’on l’applique aussi sur ordinateur. Quand on cherche un fichier, on essaie de se souvenir du dossier dans lequel on l’a rangé, puis on ouvre successivement plusieurs sous-dossiers jusqu’à le retrouver. Le problème, c’est que dans le numérique, ce n’est pas la méthode la plus efficace.
Pourquoi la recherche est plus rapide que l’arborescence
Les fonctions de recherche sont devenues extrêmement rapides et puissantes. Retrouver un fichier en tapant un ou deux mots-clés prend souvent moins d’une seconde.
Par exemple, si vous cherchez une proposition commerciale faite en mai 2021 pour EDF, il suffit de taper EDF prop pour retrouver immédiatement le fichier nommé correctement, comme EDF proposition commerciale mai 2021. Cela sera toujours plus rapide que d’ouvrir successivement les dossiers commercial, clients, EDF, 2021.
Sur un ordinateur, utiliser le clavier pour taper quelques lettres est presque toujours plus rapide que déplacer sa souris.
Bien nommer ses fichiers pour son futur soi
Cette méthode repose sur un réflexe simple mais essentiel au moment d’enregistrer un fichier, se mettre à la place de votre futur vous.
Demandez-vous quels mots-clés vous utiliserez pour le retrouver plus tard. Le nom du client, le type de document, l’année ou le mois sont souvent de bons candidats. Si vous pensez que vous rechercherez le fichier par le nom de votre interlocuteur, ajoutez-le directement dans le nom.
Un fichier bien nommé vous évite de réfléchir plus tard. C’est exactement la même logique que celle utilisée dans les raccourcis clavier et l’optimisation du clavier, moins de friction, plus de vitesse.
Utiliser les bons outils de recherche
Si vos fichiers sont stockés dans le cloud, comme sur Google Drive, Dropbox ou OneDrive, la barre de recherche est toujours visible. C’est votre point d’entrée principal.
Si vos fichiers sont stockés localement sur votre ordinateur, il existe une solution encore plus rapide que l’explorateur de fichiers, les barres de recherche flottantes.
Sur Windows, c’est Cortana, accessible via le raccourci Windows + S.
Sur Mac, c’est Spotlight, accessible via Commande + Espace.
Pour aller encore plus loin sur Mac, vous pouvez utiliser la super appli Alfred App.
Ces outils permettent de rechercher un fichier sans quitter ce que vous êtes en train de faire, par exemple pendant la rédaction d’un email. Cela s’intègre parfaitement dans une logique d’accélération du travail en réduisant les micro-interruptions.
Lancer des applications sans perdre de temps
Ces barres de recherche servent aussi à lancer des applications. Taper simplement la première lettre du nom suffit souvent. Chrome apparaît dès que vous tapez C, votre messagerie interne dès que vous tapez M.
Sur téléphone, adoptez le même réflexe. Sur Android, utilisez directement la barre de recherche Google de l’écran d’accueil. Sur iPhone, faites glisser l’écran vers le bas pour afficher la recherche.
Encore une fois, moins de gestes, moins de temps perdu.
Faut-il abandonner totalement l’arborescence
Non, et pour deux bonnes raisons.
D’abord, même avec de bonnes habitudes, il arrive de mal nommer un fichier. Dans ce cas, l’arborescence devient une roue de secours précieuse.
Ensuite, au travail, on partage souvent des fichiers avec d’autres personnes. Comme chacun a sa propre logique de nommage, une structure de dossiers commune reste indispensable.
Construire une arborescence simple et robuste
L’objectif d’une bonne arborescence est d’éviter la multiplication des niveaux. Trop de sous-dossiers ralentissent le rangement et la recherche.
Pour les fichiers professionnels, la structure est souvent imposée. Pour les fichiers personnels, prendre un peu de temps pour y réfléchir est un excellent investissement.
Une approche efficace consiste à créer des dossiers correspondant aux grandes catégories de sa vie, par exemple papiers officiels, finances, santé, logements ou écriture.
Ajouter un numéro à deux chiffres devant chaque dossier permet de contrôler l’ordre d’affichage sans dépendre de l’ordre alphabétique. Cela rend l’arborescence plus stable dans le temps.
Recherche et classement, pas l’un contre l’autre
La clé n’est pas de choisir entre recherche et arborescence, mais de les faire travailler ensemble.
Une arborescence simple sert de filet de sécurité. Les mots-clés et la recherche instantanée servent de moteur principal. C’est cette combinaison qui permet de retrouver un fichier en quelques secondes, même des années plus tard.
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